溝通潛規則（一）掌握時間與空間技巧

Table of Contents

這張圖是之前某場活動中的一頁簡報，想展示當「溝通」發生時，背後有哪些看不到的潛在因素在運作。這些潛規則包含了像是物理與心理脈絡、溝通媒介、溝通雙方的背景知識，以及訊息編碼、解碼的過程。

透過拆解這些潛規則，可以看出它們如何影響我們的溝通，以及如何透過改變這些潛規則，來讓溝通變得更有效，以達到我們的目的。

這邊的「脈絡」指的是「知覺產生的時間和空間背景」（出處：國家教育研究院）。上圖中分成物理脈絡和心理脈絡兩種，而物理又包涵了時間和空間兩種因素。掌握時間和空間絕對是讓溝通順暢的第一步。

時間的意義其實是與人類作息綁在一起的。日出而作日落而息，通常比較有生產力的會議會放在早上，下班前通常不會有人想處理事情（大部分的人都應該很討厭下班前接到客戶電話對吧）。像 Scrum 的每日立會通常也會在中午前結束。

週一到週五的意義也不盡相同，需依據情況選擇適當的溝通時機。

以我公司來說，通常禮拜一早上會安排比較嚴肅的週會，禮拜五下午會安排比較輕鬆的讀書會或分享。同時考慮到星期一或五可能會有同事請連假，產品 demo 就會放在週四，而 sprint meeting 會選擇週二。

這些潛規則我們不會明說，但是在安排會議時間時其實都會考量在裡面。想知道違反潛規則會怎樣？安排一場在週五下班前的績效檢討會議就知道氣氛有多糟。

空間是一個比較難被注意到，但是也會默默影響的因素。像我們公司有兩間會議室，大會議室中間有一張長桌，所有開會人員都會分別坐在兩側，老闆或主管就會在第一個最靠近投螢幕的地方，越靠近投螢幕的位置代表影響力越大，比較遠離的通常也會是比較邊緣的角色。

這種會議室很難讓大家發表意見，甚至坐太遠的人也聽不清楚前面在討論什麼。如果搭配個白板，做遠端的可能因為懶惰或視力不好直接當場神遊去了。

那以上面這張圓桌武士來說，圓桌通常代表了彼此之間地位比較平等，任何人跟老大說話的距離也不會差太多（做正對面的表示：），彼此之間的臉部表情也能看得比較清楚。

這種場景在現代會議室是不是也很熟悉呢？以看板來說，所有成員都會圍繞著看板討論，Scrum master 或 Agile coach 會隨著團隊成熟，越退越後面，每個團隊成員都可以去移動或是對任務提出疑問。

講了很多辦公室應用，用在日常溝通也是一樣。掌握好時間和空間，就能有效地掌握溝通。

請問針對第一次見面的女孩，你會約她什麼時間出去呢？

每個時間都沒有不對，還要看你們之間的關係以及預期的結果是什麼。例如，第一次見面的客戶窗口，可能就會選在週三的中午吃個午餐；朋友介紹的朋友可能會選擇週日下午一起吃個下午茶；如果想有個浪漫關係可能會選週末晚上吃個晚餐；選擇半夜十二點的可能可以是要一起去夜店。

我們常說影響溝通的元素只有 7% 是在文字內容，其他是聲音和動作，但是物理脈絡也是非常重要的潛在因素，也會影響到雙方對這次溝通的心理預期和實際上的行為。在下一篇文章中，我們將探討心理脈絡對溝通的影響。